Dans cet article, retrouvez une technique incontournable pour gagner du temps ! Organisez vos taches similaires et réalisez-les en lot, c’est le principe du batching. Popularisé dans le contexte de la cuisine avec le batch cooking, cette méthode s’applique aussi au monde du travail et à l’efficacité professionnelle !
Le batching, qu’est-ce que c’est ?
Le principe du batching est d’une grande simplicité, il s’agit de regrouper les tâches similaires et de les effectuer les unes après les autres.
Popularisé l’auteur de la semaine de 4 heures, Tim Ferriss, cette méthode de travail, opposée au multitâche (ou multi-tasking) consiste à regrouper les tâches et à les effectuer par lot en se prémunissant des INTERRUPTIONS.
“Ce qui consomme du temps : groupez et ne faiblissez pas.”
Pourquoi s’organiser en lot ? Quel bénéfice ?
Le batching réduit le stress
Une étude menée par des chercheurs de l’Université de Californie a démontré que les changements de tâches fréquents produisaient beaucoup plus de stress qu’une organisation de travail basée sur le batching.
On perd en fait énormément de temps avec les interruptions au cours de sa journée et cela a un effet sur le stress!
Le batching réduit les pertes de temps
Le saviez-vous ? Reprendre une tâche importante lorsqu’on a été interrompu peut exiger jusqu’à 45 minutes de remise en condition. Plus d’un quart des 9 heures de bureau quotidiennes (28 %) sont englouties par ce genre d’interruptions.
Pourquoi ? Parce qu’à chaque fois que vous entamez une nouvelle tâche, vous avez, comme votre ordinateur, une période de mise en route.
Cette mise en route peut être mentale – par exemple, lorsque vous vous mettez dans un état propice à l’analyse ou à l’écriture.
En vous évitant d’effectuer ces « mises en route » plusieurs fois par jour ou par semaine, le batching vous permet d’économiser du temps et de l’énergie.
“Il est utile de regrouper certaines tâches ensemble car on n’utilise le temps de mise en chauffe qu’une fois : Il y a un temps de « mise en chauffe » incompressible pour toutes les tâches, grandes ou petites”.
Des questions à vous poser avant de regrouper vos taches par lot !
Posez-vous la question suivante : quelles pourraient être les taches que vous pouvez regrouper ? Vous pouvez réfléchir en fonction des lieux, des applications que vous utilisez, des contextes, etc.
Je vous donne un exemple.
Je conçois fréquemment des contenus de formation sur des thématiques diverses ; le dernier en date traitait de la gestion du temps. Pour concevoir mes contenus, les mettre en ligne et les mettre à disposition des apprenants.
Dans ce contexte, les outils que j’utilise me servent de filtre pour mes lots :
- Création de la trame de la formation en lien avec les objectifs pédagogiques (logiciel de mindmap). 2 heures durant 3 matinées de la semaine 1
- Création des contenus de la formation (Powerpoint). 2 heures durant 8 matinées des semaines 2 et 3.
- Création des visuels de la formation (Adobe Illustrator ou Canva). 2 heures durant 2 après-midi de la semaine 4.
- Mise en ligne des contenus sur Parcooroo (Parcooroo). 2 heures durant 2 après-midi de la semaine 5.
Étant donné que la conception d’une formation est un travail très demandeur intellectuellement, je me prévois plusieurs semaines de travail de fond et le matin, les périodes durant lesquelles je suis le plus inspirée, créative et productive.
Les périodes de conception des visuelles et de mises en ligne me demandent moins d’énergie mais elles me permettent de me re-questionner avec du recul sur mes contenus de formation, raison pour laquelle je prévois ces taches durant l’après-midi et avec une prise de recul
Vous voyez la logique ? OK ! Alors il va falloir définir votre méthode maintenant !
Définir VOTRE méthode de batching
Vous pouvez vous bloquer des plages horaires plus ou moins longues mais surtout vous devez décider, dans votre contexte, des tâches qui peuvent être regroupées.
Les emails vous posent problème, répondez-y en lots ?
N’ouvrez votre boîte mail que 3 fois par jour. Lorsque vous vous connectez à votre boîte mail, traitez vos mails, archivez-les, supprimez-les, transférez ce qui doit l’être et fermez ensuite votre boîte de courriel!
Si vous voulez tester les effets du batching, je vous conseille de le tester sur la manière dont vous consultez vos emails. LE PLUS SIMPLE ET LE PLUS IMPACTANT!
Les appels téléphoniques vous posent problème, procédez en lots !
Établissez chaque jour une liste de toutes les personnes que vous devez appeler, et téléphonez-leur à une heure donnée. Cela vous donnera une plus grande liberté et vous permettra en outre de choisir un moment où les gens sont plus disponibles.
BLOQUER du temps SANS interruption
Prévoyez lors de votre revue hebdomadaire (un autre outil pour augmenter sa mainmise sur son temps), les blocs de temps dédiés à vos taches regroupées et définissez dans votre calendrier le temps à allouer à certaines tâches.
Bien noter qu’il s’agit d’un moment de rendez-vous avec soi-même. Durant une réunion, vous n’acceptez pas d’être dérangé ou interrompu. C’est la même logique quand vous avez bloqué du temps avec vous-même. Cela demande beaucoup de discipline et d’auto-discipline mais c’est nécessaire.
PASSER à l’action
Le jour J en évitant donc toute distraction (mode avion et, a minima, absence de notification et fermeture de la boîte mail), vous allez mener à bien l’ensemble des taches prévues durant le temps imparti.
D’autres exemples d’une organisation des taches en lot
Batcher la rédaction de vos articles
L’écriture d’articles est une tâche redoutée par certains et le temps de mise en route est souvent long. Au lieu d’écrire un texte par jour, six fois par semaine, écrivez-les tous une seule fois, en vous bloquant une journée ou une demi-journée. Comme ça, le reste du temps, vous aurez l’esprit libre pour avancer sur des tâches tout aussi essentielles, mais qui passent souvent après.
Batcher les tâches administratives
Faire ses paiements, regrouper ses factures, les encoder, voilà le type de taches qui méritent d’être batchées.
Le … batch cooking… cuisiner une seule fois pour toute sa semaine…
Aussi connu sous le nom de meal prep, l’organisation en lot s’applique au domaine culinaire et de votre cuisine !
L’idée est donc d’optimiser son temps en cuisine avec le batch cooking. Cela permet de manger plus sainement. On n’a pas d’excuse pour se lancer sur un paquet de chips en rentrant parce qu’on meure de faim et qu’on doit seulement préparer le repas.
On gagne du temps en préparant tout en une seule fois et en faisant la vaisselle une seule fois.
Je recommande l’excellente émission de Justine PILUSO (ex-candidate de la 11ème saison de Top chef) diffusée sur Téva qui propose des menus de batch cooking pour tous les profils. Elle nous livre ses astuces de batch cooking : deux heures de cuisine hebdomadaire pour une semaine complète de repas sains et gourmands, avec des recettes simples et familiales.
Le meilleur étant l’émission 19 étant pour moi la meilleure car orientée cuisine asiatique avec une recette de Bo Bun et un magret en croute à tomber par terre !
Suivez ce lien et retrouvez toutes les recettes et la liste de course sur Cuisine AZ.
En lisant cet article, tu as découvert ma méthode OCTET pour atteindre tes objectifs.
Pour atteindre tes objectifs (O), je te propose de t’appuyer sur plusieurs ressources: ta concentration (C), une bonne gestion du temps (T), ton énergie (E) et des techniques (T). Le batching est une méthode de gestion du temps.
À paraître dans la série les outils pour augmenter sa mainmise sur son temps :
Agir sur son environnement pour gagner du temps et en productivité
Sources:
Ferriss T. , La semaine de 4 heures
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