Quelle méthode de gestion de projet utilisez-vous ? Quelles questions vous êtes-vous posé pour adopter cette méthode ?

Perso, j’utilise tout le temps la méthode Kanban ; une méthode simple et efficace au service du management visuel et collaboratif.

Découvrez dans cet article tous les détails sur cette méthode, ses avantages et inconvénients et n’hésitez pas à tester la méthode dans l’application Trello (avec un modèle à disposition). Si vous arrivez à la fin de la lecture, n’hésitez pas à me laisser un commentaire et testez vos connaissances en répondant à mon quizz !

D’où vient la méthode Kanban ?

Avant d’aborder la méthode, revenons sur l’étymologie du mot japonais Kanban qui nous éclairera sur cette méthode.

Kanban signifie l’étiquette, la carte ou encore le signal visuel. C’est un système de gestion des processus qui été développé par l’industrie automobile, et particulièrement Toyota, qui a pour objectif d’indiquer ce qu’il faut produire, quand et qui s’en charge.

C’est quoi un kanban ?

Certains résument la méthode Kanban à un mur de post-its mais c’est loin d’être une description fidèle aux possibilités offertes.

Plus que de simples post-its, c’est une méthode de gestion de projet globale qui consiste à visualiser le processus de traitement d’une tâche.

C’est un excellent outil visuel qui assure une meilleure collaboration et communication en temps réel, une bonne circulation des tâches à exécuter et qui précise la durée de développement d’une tâche.

Les fondements du Kanban

La structure de base du kanban est la carte/ étiquette/fiche par tache (soit le post-it).

Il suffit de tracer 3 colonnes dont les intitulés sont « à faire », « en cours » et « terminé ».

Un outil de « visualisation room » qui correspond parfaitement aux joyeux possesseurs d’un profil visuel (90% des personnes ont une plus grande facilité à mémoriser l’information visuelle).

Des taches qui vont circuler dans des colonnes, au nombre de trois dans la version la plus simple (à faire, en cours et terminé donc). Toutefois, cela peut être variable en fonction du projet. Certains développeurs informatiques reprennent par exemple les processus suivants : à planifier, à développer, à tester et à communiquer.

Cette configuration est la plus élémentaire mais elle peut être complétée à souhait. Certains ajoutent une colonne intitulée « Inbox ». Dans cette colonne, on répertorie les tâches (ou user stories) à réaliser pour le projet.

Certaines tâches peuvent rester coincées longtemps dans la colonne en cours. Cela veut peut-être dire que notre tâche est trop grosse et que nous devons la décomposer en plusieurs petites tâches?

En tout cas, cette structuration peut servir pour des projets personnels, professionnels ou même l’organisation d’une journée ou d’une semaine.

Personnellement, je m’en sers pour réaliser mes « war rooms » hebdomadaires (ou en cas de coup de feu mes war rooms journalières), ce que les adeptes du bullet journal qualifient de weekly log ou de daily log.

 Un outil simple et efficace donc ; toutefois, cela demande de déterminer le processus de traitement d’une tache pour que cela puisse être visualisé dans le workflow.

Avantages et inconvénients de la méthode Kanban

Une méthode pour limiter le travail en cours

L’objectif de la méthode est de limiter le travail en cours, le WIP pour les intimes. Chaque étape ne peut avoir plus de x tâches en même temps, x dépendant des capacités évaluées de l’équipe.

Concrètement, pour limiter la quantité de travail en cours, le principe de base est qu’une colonne ne doit jamais avoir plus de x+1 étiquettes, x étant ici les individus (la quantité peut varier selon les capacités de l’équipe). On parle d’ailleurs de système à flux tiré puisqu’une colonne vide constitue le signal pour l’envoi d’une nouvelle étiquette.

 Un outil collaboratif

L’adoption d’un outil collaboratif permet de mettre l’information en temps réel à la portée de tous. La méthode Kanban peut être utilisée pour installer de nouvelles manières de collaborer en misant sur la responsabilisation humaine au travail et contribuer ainsi à opérer une transformation managériale et digitale qui conduit à devenir une équipe agile.

Cela permet une meilleure communication et collaboration en temps réel.

Un outil qui peut faire gagner du temps

Avez-vous déjà calculé le temps que vos équipes passent en réunion ou à s’échanger des emails pour demander ou signaler l’état des taches, pour signaler des problèmes, faire des propositions d’amélioration, etc. ?

Avez-vous déjà calculé le temps que vous passiez en tant que manager à recueillir ces rapports et à répartir les tâches et responsabilités au sein de vos équipes ?

Si c’est le cas, des envies de meurtre  doivent vous passer par la tête! Mais dites-vous plutôt que le kanban ne peut que vous venir en aide !

Le kanban, papier ou numérique

Vous aimez les posts-its ? Moi aussi mais il faut se rendre à l’évidence ; avec notre mode de vie nomade, cela devient compliqué d’utiliser ses posts-its pour faire un tableau Kanban… et puis on ne l’a jamais sous la main au bon moment et c’est donc plus frustrant qu’autre chose.

De surcroit, exit l’utilisation collaborative si on utilise la version papier avec la crise sanitaire qui nous empêche d’afficher fièrement notre kanban dans les lieux de partage de notre organisation.

Pour pouvoir l’utiliser et le consulter partout et à toute heure, des outils informatiques gratuits de qualité sont à notre disposition, mes préférés sont un tableur, Trello et Tasks de Microsoft.

Ainsi l’application Trello, lancée en 2011, est un outil informatique gratuit permettant la gestion de projet sur son ordinateur et sur son smartphone. Cette plateforme collaborative en ligne et gratuite (pour les aspects de base en tout cas) reprend le principe du tableau blanc couvert de post-it pour matérialiser le processus d’un projet.

C’est un outil très visuel qui permet de surcroit d’affecter les taches à certaines personnes et de fixer des dates d’échéances avec des rappels.

• Si vous utilisez Teams, Microsoft met à votre disposition des applications qui peuvent être intégrées à vos équipes dont Tasks.
• Comme dans le cas d’un Trello, il vous sera possible, une fois les taches créées de les assigner à l’une ou l’autre personne et de fixer des dates d’échéance avec un système de rappel et d’envoi de mail automatique.

 Découvrez un modèle de Kanban dans Trello et testez la méthode sans plus attendre!

L’utilisation de Trello et de Tasks dans Microsoft Teams permet donc de dépasser une série d’inconvénients de la méthode.

Pour quels projets est-ce applicable ou pas ?

1. Méthode présentée comme adaptée pour les environnements techniques opérationnels ou de maintenance, qui nécessitent un rendement régulier.
2. Secteur de l’IT et développements informatiques,
3. Secteur de la communication et adapté aux calendriers éditoriaux,
4. …

 N’hésitez pas à commenter et à préciser dans quels contextes et projets c’est applicable selon vous!

Envie de tester vos connaissances sur le kanban? Répondez à ce quizz!